Datenschutzerklärung

1. Verantwortliche Stelle

Top Line Electronic GmbH
Tellistrasse 116, 5000 Aarau, Schweiz
E-Mail: hallo@swissdocs24.ch
Telefon: +41 76 830 50 33

Als Schweizer Unternehmen unterliegen wir dem Schweizer Datenschutzgesetz (revDSG/nDSG). Für Kunden in der Europäischen Union erfüllen wir auch die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Eine Bestellung eines Datenschutzbeauftragten ist für uns nicht obligatorisch.

2. Zweck der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschliesslich für folgende Zwecke:

Bereitstellung des SwissDocs24-Dienstes (Online-Brieferstellung, Übermittlung an Druck-/Versandanbieter)
Zahlungsabwicklung über Stripe
Authentifizierung und Kontosicherheit (OTP-Login)
Kundensupport und Kommunikation
Erfüllung gesetzlicher Pflichten (Steuern, Buchhaltung)
Technischer Betrieb und Sicherheit der Plattform
Mit Ihrer Einwilligung: Analysen zur Verbesserung unseres Angebots und zur Nutzungsanalyse

3. Verarbeitete Daten

Wir verarbeiten folgende Kategorien personenbezogener Daten:

Kontodaten: E-Mail-Adresse, OTP-Codes
Inhaltsdaten: Hochgeladene Briefe/PDFs, Absender- und Empfängeradressen
Bestelldaten: Druck- und Versandoptionen, Bestellhistorie
Zahlungsdaten: Zahlungsmetadaten über Stripe (Kreditkartennummern speichern wir nicht)
Technische Daten: IP-Adressen, Browser-Informationen, Geräteinformationen, Zugriffszeiten
Kommunikationsdaten: Support-Anfragen und Korrespondenz

4. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Wir verarbeiten Ihre Daten auf Grundlage von:

Vertragserfüllung: Verarbeitung zur Erbringung unserer Dienstleistung
Berechtigtes Interesse: Sicherheit, Betrugsprävention, Plattformstabilität, Dienstverbesserungen
Gesetzliche Pflichten: Steueraufbewahrung, Geldwäscheprävention, Rechtsstreitigkeiten
Einwilligung: Sofern ausdrücklich erteilt (z.B. Analyse-Cookies)

5. Datenempfänger und Auftragsverarbeiter

Zur Erbringung des Dienstes teilen wir Daten mit folgenden Dritten:

Pingen (Schweiz): Druck- und Versandanbieter – erhält Briefinhalte und Empfängeradressen für Druck, Kuvertierung und Übergabe an den Postdienstleister
Schweizerische Post / Postdienstleister: Physische Zustellung der Briefe – erhält Empfängeradressen
Stripe (USA/EU): Zahlungsabwicklung – erhält Zahlungsinformationen
Hosting-Anbieter: Infrastruktur und Datenspeicherung
E-Mail-Dienstleister: Transaktions-E-Mails (Bestellbestätigungen, OTP-Codes)

Mit Ihrer Einwilligung:

Google Ireland Limited (Irland/USA): Analyse – erhält Nutzungsdaten über Google Tag Manager und Google Analytics zur Nutzungsanalyse

Diese Partner verarbeiten Daten nur auf unsere Weisung, unter angemessenen vertraglichen Garantien und in Übereinstimmung mit den geltenden Datenschutzgesetzen.

6. Internationale Übermittlungen

Die Datenverarbeitung erfolgt hauptsächlich in der Schweiz und der EU. Wo grenzüberschreitende Übermittlungen stattfinden (z.B. an Stripe oder Google in den USA), stützen wir uns auf angemessene Garantien wie EU-Standardvertragsklauseln (SCC) oder gleichwertige Rahmenwerke.

7. Datenspeicherung

Briefinhalte und Adressen: Gespeicherte Brief-PDFs, Betreff, Brieftext sowie Absender- und Empfängeradressen bezahlter Bestellungen löschen wir automatisch 12 Monate nach der Bestellung. Bis dahin können Sie Ihre Briefe in Ihrem Konto ansehen und herunterladen. Auf Anfrage löschen wir sie früher.
Nicht abgeschlossene Bestellungen: Nie bezahlte Bestellungen löschen wir nach 30 Tagen, Vorschau- und Zwischendateien nach spätestens 3 Tagen
Technische Logs: Aufbewahrung ca. 90 Tage
Bestell- und Abrechnungsdaten: Datum, Betrag, Versandart und Status einer Bestellung bewahren wir 10 Jahre auf (gesetzliche Aufbewahrungspflicht, Art. 958f OR)
Eigene Vorlagen: Bis Sie die Vorlage löschen, inklusive Logo und Anhang
Kontodaten: Aufbewahrung bis zur Löschungsanfrage, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht
Einwilligungspräferenzen: Speicherung für 12 Monate, danach erneute Einwilligung erforderlich

8. Cookies und Tracking

Wir verwenden folgende Cookie-Kategorien:

Essenzielle Cookies: Zwingend erforderlich für Login, Authentifizierung, Zahlungsabwicklung und das Speichern Ihrer Einwilligung. Diese Cookies sind immer aktiv.
Analyse-Cookies: Mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung nutzen wir Google Tag Manager und Google Analytics zur Nutzungsanalyse.

Sie können Ihre Cookie-Einstellungen jederzeit über den Cookie-Banner anpassen. Wenn Sie nicht-essenzielle Cookies ablehnen, werden keine Analyse-Cookies gesetzt.

9. Sicherheitsmassnahmen

Wir setzen branchenübliche Sicherheitsmassnahmen um, darunter:

TLS-Verschlüsselung für alle Daten während der Übertragung
Verschlüsselte Speicherung der Briefinhalte: Brief-PDFs, Betreff und Brieftext speichern wir mit AES-256-GCM und einem eigenen Schlüssel pro Brief verschlüsselt; entschlüsselt werden sie nur für Druck und Versand sowie zur Anzeige in Ihrem Konto
Zugriffskontrollen und Authentifizierungsanforderungen
Least-Privilege-Administration
Datenminimierung
Regelmässige Sicherheitsüberprüfungen

Absolute Sicherheit können wir jedoch nicht garantieren. Die Datenübertragung über das Internet kann Sicherheitslücken aufweisen. Sie nutzen den Dienst auf eigenes Risiko.

10. Ihre Rechte

Vorbehaltlich des anwendbaren Rechts haben Sie das Recht auf:

Auskunft: Informationen über Ihre gespeicherten Daten anfordern
Berichtigung: Korrektur unrichtiger Daten verlangen
Löschung: Löschung Ihrer Daten verlangen (vorbehaltlich gesetzlicher Aufbewahrungspflichten)
Einschränkung: Einschränkung der Verarbeitung verlangen
Widerspruch: Der Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen widersprechen
Widerruf der Einwilligung: Eine erteilte Einwilligung (z.B. für Analyse-Cookies) jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen
Datenübertragbarkeit: Ihre Daten in strukturiertem, maschinenlesbarem Format erhalten
Beschwerde: Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einreichen

Zur Ausübung dieser Rechte kontaktieren Sie uns unter: hallo@swissdocs24.ch

11. Änderungen dieser Richtlinie

Wir können diese Datenschutzerklärung jederzeit aktualisieren. Es gilt die jeweils auf dieser Website veröffentlichte aktuelle Version. Wir empfehlen, diese Richtlinie regelmässig zu überprüfen.

Diese Datenschutzerklärung wird auf Deutsch, Französisch, Italienisch und Englisch veröffentlicht. Bei Abweichungen zwischen den Sprachfassungen ist die deutsche Fassung massgebend.

Stand: Oktober 2026