Privacy Policy

1. Verantwortliche Stelle

Top Line Electronic GmbH
Tellistrasse 116, 5000 Aarau, Schweiz
E-Mail: hallo@swissdocs24.ch
Telefon: +41 76 830 50 33

Als Schweizer Unternehmen unterliegen wir dem Schweizer Datenschutzgesetz (revDSG/nDSG). Für Kunden in der Europäischen Union erfüllen wir auch die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Eine Bestellung eines Datenschutzbeauftragten ist für uns nicht obligatorisch.

2. Zweck der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschliesslich für folgende Zwecke:

• Bereitstellung des SwissDocs24-Dienstes (Online-Brieferstellung, Übermittlung an Druck-/Versandanbieter)
• Zahlungsabwicklung über Stripe
• Authentifizierung und Kontosicherheit (OTP-Login)
• Kundensupport und Kommunikation
• Erfüllung gesetzlicher Pflichten (Steuern, Buchhaltung)
• Technischer Betrieb und Sicherheit der Plattform
• Mit Ihrer Einwilligung: Analysen zur Verbesserung unseres Angebots und zur Nutzungsanalyse

3. Verarbeitete Daten

Wir verarbeiten folgende Kategorien personenbezogener Daten:

• Kontodaten: E-Mail-Adresse, OTP-Codes
• Inhaltsdaten: Hochgeladene Briefe/PDFs, Absender- und Empfängeradressen
• Bestelldaten: Druck- und Versandoptionen, Bestellhistorie
• Zahlungsdaten: Zahlungsmetadaten über Stripe (Kreditkartennummern speichern wir nicht)
• Technische Daten: IP-Adressen, Browser-Informationen, Geräteinformationen, Zugriffszeiten
• Kommunikationsdaten: Support-Anfragen und Korrespondenz

4. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Wir verarbeiten Ihre Daten auf Grundlage von:

• Vertragserfüllung: Verarbeitung zur Erbringung unserer Dienstleistung
• Berechtigtes Interesse: Sicherheit, Betrugsprävention, Plattformstabilität, Dienstverbesserungen
• Gesetzliche Pflichten: Steueraufbewahrung, Geldwäscheprävention, Rechtsstreitigkeiten
• Einwilligung: Sofern ausdrücklich erteilt (z.B. Analyse-Cookies)

5. Datenempfänger und Auftragsverarbeiter

Zur Erbringung des Dienstes teilen wir Daten mit folgenden Dritten:

• Pingen (Schweiz): Druck- und Versandanbieter – erhält Briefinhalte und Empfängeradressen für Druck, Kuvertierung und Übergabe an den Postdienstleister
• Schweizerische Post / Postdienstleister: Physische Zustellung der Briefe – erhält Empfängeradressen
• Stripe (USA/EU): Zahlungsabwicklung – erhält Zahlungsinformationen
• Hosting-Anbieter: Infrastruktur und Datenspeicherung
• E-Mail-Dienstleister: Transaktions-E-Mails (Bestellbestätigungen, OTP-Codes)

Mit Ihrer Einwilligung:

• Google Ireland Limited (Irland/USA): Analyse – erhält Nutzungsdaten über Google Tag Manager und Google Analytics zur Nutzungsanalyse

Diese Partner verarbeiten Daten nur auf unsere Weisung, unter angemessenen vertraglichen Garantien und in Übereinstimmung mit den geltenden Datenschutzgesetzen.

6. Internationale Übermittlungen

Die Datenverarbeitung erfolgt hauptsächlich in der Schweiz und der EU. Wo grenzüberschreitende Übermittlungen stattfinden (z.B. an Stripe oder Google in den USA), stützen wir uns auf angemessene Garantien wie EU-Standardvertragsklauseln (SCC) oder gleichwertige Rahmenwerke.

7. Datenspeicherung

• Hochgeladene Dateien: Automatische Löschung 30 Tage nach Verarbeitung
• Technische Logs: Aufbewahrung ca. 90 Tage
• Abrechnungsdaten: Aufbewahrung gemäss Schweizer gesetzlichen Anforderungen (bis zu 10 Jahre)
• Kontodaten: Aufbewahrung bis zur Löschungsanfrage, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht
• Einwilligungspräferenzen: Speicherung für 12 Monate, danach erneute Einwilligung erforderlich

8. Cookies und Tracking

Wir verwenden folgende Cookie-Kategorien:

• Essenzielle Cookies: Zwingend erforderlich für Login, Authentifizierung, Zahlungsabwicklung und das Speichern Ihrer Einwilligung. Diese Cookies sind immer aktiv.
• Analyse-Cookies: Mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung nutzen wir Google Tag Manager und Google Analytics zur Nutzungsanalyse.

Sie können Ihre Cookie-Einstellungen jederzeit über den Cookie-Banner anpassen. Wenn Sie nicht-essenzielle Cookies ablehnen, werden keine Analyse-Cookies gesetzt.

9. Sicherheitsmassnahmen

Wir setzen branchenübliche Sicherheitsmassnahmen um, darunter:

• TLS-Verschlüsselung für alle Daten während der Übertragung
• Zugriffskontrollen und Authentifizierungsanforderungen
• Least-Privilege-Administration
• Datenminimierung
• Regelmässige Sicherheitsüberprüfungen

Absolute Sicherheit können wir jedoch nicht garantieren. Die Datenübertragung über das Internet kann Sicherheitslücken aufweisen. Sie nutzen den Dienst auf eigenes Risiko.

10. Ihre Rechte

Vorbehaltlich des anwendbaren Rechts haben Sie das Recht auf:

• Auskunft: Informationen über Ihre gespeicherten Daten anfordern
• Berichtigung: Korrektur unrichtiger Daten verlangen
• Löschung: Löschung Ihrer Daten verlangen (vorbehaltlich gesetzlicher Aufbewahrungspflichten)
• Einschränkung: Einschränkung der Verarbeitung verlangen
• Widerspruch: Der Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen widersprechen
• Datenübertragbarkeit: Ihre Daten in strukturiertem, maschinenlesbarem Format erhalten
• Beschwerde: Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einreichen

Zur Ausübung dieser Rechte kontaktieren Sie uns unter: hallo@swissdocs24.ch

11. Änderungen dieser Richtlinie

Wir können diese Datenschutzerklärung jederzeit aktualisieren. Es gilt die jeweils auf dieser Website veröffentlichte aktuelle Version. Wir empfehlen, diese Richtlinie regelmässig zu überprüfen.

Stand: Dezember 2025