Déclaration de confidentialité

1. Responsable du traitement

Top Line Electronic GmbH
Tellistrasse 116, 5000 Aarau, Suisse
E-mail : hallo@swissdocs24.ch
Téléphone : +41 76 830 50 33

En tant qu'entreprise suisse, nous sommes soumis à la loi suisse sur la protection des données (nLPD). Pour les clients de l'Union européenne, nous respectons également les exigences du Règlement général sur la protection des données (RGPD). La désignation d'un conseiller à la protection des données n'est pas obligatoire pour nous.

2. Finalités du traitement

Nous traitons les données personnelles exclusivement aux fins suivantes :

Fourniture du service SwissDocs24 (préparation de lettres en ligne, transmission aux prestataires d'impression et d'expédition)
Traitement des paiements via Stripe
Authentification et sécurité du compte (connexion par code OTP)
Support client et communication
Respect des obligations légales (fiscalité, comptabilité)
Exploitation technique et sécurité de la plateforme
Avec votre consentement : analyses visant à améliorer notre offre et à mesurer l'utilisation

3. Données traitées

Nous traitons les catégories de données personnelles suivantes :

Données de compte : adresse e-mail, codes OTP
Données de contenu : lettres/PDF téléversés, adresses de l'expéditeur et des destinataires
Données de commande : options d'impression et d'expédition, historique des commandes
Données de paiement : métadonnées de paiement via Stripe (nous n'enregistrons pas les numéros de carte de crédit)
Données techniques : adresses IP, informations sur le navigateur et l'appareil, heures d'accès
Données de communication : demandes de support et correspondance

4. Bases juridiques du traitement

Nous traitons vos données sur la base de :

L'exécution du contrat : traitement nécessaire à la fourniture de notre prestation
L'intérêt légitime : sécurité, prévention de la fraude, stabilité de la plateforme, amélioration du service
Obligations légales : conservation fiscale, prévention du blanchiment d'argent, litiges
Le consentement : lorsqu'il a été expressément donné (p. ex. cookies d'analyse)

5. Destinataires des données et sous-traitants

Pour fournir le service, nous partageons des données avec les tiers suivants :

Pingen (Suisse) : prestataire d'impression et d'expédition – reçoit le contenu des lettres et les adresses des destinataires pour l'impression, la mise sous pli et la remise au prestataire postal
La Poste Suisse / prestataires postaux : distribution physique des lettres – reçoivent les adresses des destinataires
Stripe (USA/UE) : traitement des paiements – reçoit les informations de paiement
Hébergeurs : infrastructure et stockage des données
Prestataires e-mail : e-mails transactionnels (confirmations de commande, codes OTP)

Avec votre consentement :

Google Ireland Limited (Irlande/USA) : analyse – reçoit des données d'utilisation via Google Tag Manager et Google Analytics pour la mesure d'utilisation

Ces partenaires traitent les données uniquement sur nos instructions, avec des garanties contractuelles appropriées et conformément aux lois applicables sur la protection des données.

6. Transferts internationaux

Le traitement des données a lieu principalement en Suisse et dans l'UE. Lorsque des transferts transfrontaliers ont lieu (p. ex. vers Stripe ou Google aux États-Unis), nous nous appuyons sur des garanties appropriées telles que les clauses contractuelles types de l'UE (CCT) ou des cadres équivalents.

7. Conservation des données

Contenu des lettres et adresses : nous supprimons automatiquement les PDF de lettres enregistrés, l'objet, le texte ainsi que les adresses de l'expéditeur et des destinataires des commandes payées 12 mois après la commande. Jusque-là, vous pouvez consulter et télécharger vos lettres dans votre compte. Sur demande, nous les supprimons plus tôt.
Commandes non finalisées : nous supprimons les commandes jamais payées après 30 jours, les fichiers d'aperçu et temporaires après 3 jours au plus
Logs techniques : conservation d'environ 90 jours
Données de commande et de facturation : nous conservons la date, le montant, le mode d'envoi et le statut d'une commande pendant 10 ans (obligation légale de conservation, art. 958f CO)
Modèles personnels : jusqu'à ce que vous supprimiez le modèle, y compris le logo et l'annexe
Données de compte : conservation jusqu'à la demande de suppression, sauf obligation légale de conservation
Préférences de consentement : enregistrées pendant 12 mois, un nouveau consentement est ensuite nécessaire

8. Cookies et suivi

Nous utilisons les catégories de cookies suivantes :

Cookies essentiels : strictement nécessaires pour la connexion, l'authentification, le traitement des paiements et l'enregistrement de votre consentement. Ces cookies sont toujours actifs.
Cookies d'analyse : avec votre consentement explicite, nous utilisons Google Tag Manager et Google Analytics pour la mesure d'utilisation.

Vous pouvez modifier vos préférences en matière de cookies à tout moment via le bandeau de cookies. Si vous refusez les cookies non essentiels, aucun cookie d'analyse n'est déposé.

9. Mesures de sécurité

Nous appliquons des mesures de sécurité conformes aux standards du secteur, notamment :

Chiffrement TLS de toutes les données lors de leur transmission
Stockage chiffré du contenu des lettres : les PDF, l'objet et le texte des lettres sont stockés chiffrés avec AES-256-GCM et une clé propre à chaque lettre ; ils ne sont déchiffrés que pour l'impression et l'envoi ainsi que pour vous les afficher dans votre compte
Contrôles d'accès et exigences d'authentification
Administration selon le principe du moindre privilège
Minimisation des données
Contrôles de sécurité réguliers

Nous ne pouvons toutefois pas garantir une sécurité absolue. La transmission de données sur Internet peut présenter des failles de sécurité. Vous utilisez le service à vos propres risques.

10. Vos droits

Sous réserve du droit applicable, vous avez le droit :

D'accès : demander des informations sur les données vous concernant que nous enregistrons
De rectification : exiger la correction de données inexactes
D'effacement : exiger la suppression de vos données (sous réserve des obligations légales de conservation)
De limitation : exiger la limitation du traitement
D'opposition : vous opposer au traitement fondé sur des intérêts légitimes
De retirer votre consentement : retirer à tout moment, avec effet pour l'avenir, un consentement donné (p. ex. pour les cookies d'analyse)
À la portabilité des données : recevoir vos données dans un format structuré et lisible par machine
De réclamation : déposer une réclamation auprès d'une autorité de contrôle

Pour exercer ces droits, contactez-nous à : hallo@swissdocs24.ch

11. Modifications de la présente déclaration

Nous pouvons mettre à jour la présente déclaration de confidentialité à tout moment. La version actuelle publiée sur ce site web fait foi. Nous vous recommandons de consulter régulièrement la présente déclaration.

La présente déclaration de confidentialité est publiée en allemand, en français, en italien et en anglais. En cas de divergence entre les versions linguistiques, la version allemande fait foi.

Dernière mise à jour : octobre 2026